01 · Le défi
Un programme à la main qui ne peut pas suivre la croissance.
En 2018, Néocarte traitait 20 000 chèques cadeaux par mois sur 50 magasins. Les commandes arrivaient par mail, étaient saisies dans un Excel, validées à la main, expédiées via une étiquette imprimée une à une. Deux personnes à temps plein, et déjà des erreurs.
Le management voulait étendre à 350 magasins en 24 mois. Avec la même équipe. Sans casser la qualité.
Volume initial
20K / mois
Magasins
50
Équipe
2 ETP
02 · Ce que j'ai construit
Une refonte progressive en 5 chantiers, déployés sans interruption de service.
Pas de big bang. À chaque chantier, on validait sur 3 magasins pilotes avant de généraliser.
01
Cartographie du process
3 jours d'observation terrain. J'ai documenté chaque étape, chaque exception, chaque cas tordu — 47 au total.
02
Refonte autour d'Airtable
Une base unique pour les commandes, magasins, statuts. Plus d'Excel partagés. Plus de double-saisie.
03
Automatisations Make
12 scénarios : ingestion mails → création commande → validation → impression étiquette → tracking → reporting.
04
Interface magasin
Une app WeWeb minimaliste pour les responsables magasin : je commande, je vois le statut, je n'appelle plus le siège.
05
Reporting auto
Tableau de bord temps réel + rapports mensuels en PDF, envoyés automatiquement aux directeurs régionaux.
03 · Stack
MakeAirtableWeWebClaude APIGmail APIStripe
04 · Résultats
24 mois plus tard. Avec la même équipe. Sans incident majeur.
Couverture
Avant
50 magasins
Après
350 magasins
Volume chèques
Avant
20K / mois
Après
150K / mois
Charge équipe
Avant
2 ETP
Après
1 jour / sem.
Ce que ça a changé pour le siège
« On a multiplié le périmètre par 7 sans toucher aux effectifs. Et on a libéré l'équipe historique pour piloter le programme — au lieu de le subir. »
Autres cas
D'autres systèmes que j'ai construits.
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